Privacybeleid

Laatst herzien: 2 november 2026, Haarlem, Nederland.

Van der Geest Optiek (“wij”, “ons”, “onze”) is de eigenaar van de website www.vandergeestoptiek.com (de “Website”) en exploiteert de optiekzaak gevestigd te Generaal Cronjéstraat 86, 2021 JL, Haarlem (de “Winkel”). In dit Privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten je hebt. Dit beleid is van toepassing op de Winkel, de Website en alle diensten die wij aanbieden (de “Diensten”). Wij zetten ons in voor een zorgvuldige en vertrouwelijke omgang met de gegevens van onze klanten en bezoekers (“jij”, “je”, “jouw”, “u”, “uw”).

Wij verwerken je persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, de “AVG”), de Uitvoeringswet AVG en overige toepasselijke privacywetgeving. Wij gaan zorgvuldig en vertrouwelijk met je gegevens om en verwerken niet meer gegevens dan nodig is.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is Van der Geest Optiek, eenmanszaak van Izaac Peeters, gevestigd aan de Generaal Cronjéstraat 86, 2021 JL Haarlem, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42112182, met btw-identificatienummer NL005503219B78. Je kunt ons bereiken via telefoonnummer 023 5254 131 of per e-mail via info@vandergeestoptiek.com.

Voortzetting per 1 september 2026. Van der Geest Optiek werd tot en met 31 augustus 2026 gedreven als vennootschap onder firma. Met ingang van 1 september 2026 wordt de onderneming voortgezet als eenmanszaak en is de hierboven genoemde eenmanszaak de verwerkingsverantwoordelijke. Je klant-, afspraak- en oogmeetkundige gegevens worden op dezelfde grondslagen en onder dezelfde voorwaarden voortgezet; je rechten uit artikel 9 blijven onverkort gelden.

Heb je vragen over dit Privacybeleid of over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via bovenstaande gegevens.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de Dienst en je contact met ons kunnen wij verwerken:

• Contact- en identificatiegegevens (voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres);
• Afspraak- en klantgegevens (afspraakverzoeken, ook via ons online afspraaksysteem, aankoopgeschiedenis, gekozen monturen/lenzen, aankoopdatum, service- of reparatieverzoeken);
• Gegevens over je ogen en visus (meet- en receptgegevens van oogmetingen, lensaanmetingen en controles, zie artikel 4);
• Factuur- en betaalgegevens;
• Gegevens via de Website (afspraakformulier of e-mail, plus technische gegevens zoals je IP-adres, zie artikel 5);
• Gegevens bij een montuur of bril op zicht (de gegevens op het zichtformulier: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, het meegegeven product, de borg en, alleen als je de borg per pin betaalt, je rekeningnummer (IBAN) en de naam van de rekeninghouder om de borg terug te storten).

Neem je een montuur of bril op zicht mee, dan vragen wij je een identiteitsbewijs te tonen, zodat wij de gegevens op het zichtformulier kunnen controleren. Wij maken geen kopie van je identiteitsbewijs en noteren geen documentnummer of burgerservicenummer. Het ingevulde zichtformulier scannen wij in en bewaren wij in je klantdossier in onze opticiensoftware (artikel 6.2); je krijgt een kopie mee.

Wij verzamelen deze gegevens rechtstreeks bij jou. Geef je ons gegevens van iemand anders (bijvoorbeeld bij een afspraak voor een familielid of kind), dan gaan wij ervan uit dat je daartoe gemachtigd bent.

3. Waarom en op welke grondslag verwerken wij je gegevens?

Bij een gerechtvaardigd belang weegt jouw privacy steeds mee; je kunt bezwaar maken (artikel 9). Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken.

4. Gegevens over je ogen (gezondheidsgegevens)

Voor een goede oogmeting, lensaanmeting en het leveren van glazen of lenzen verwerken wij gegevens over je ogen en visus. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens (gezondheidsgegevens, art. 9 AVG) met extra bescherming.

Wij verwerken deze uitsluitend voor het verlenen van oogzorg en het leveren van de overeengekomen producten en diensten (art. 9(2)(h) AVG, onder verantwoordelijkheid van een gediplomeerd opticien) en/of met jouw uitdrukkelijke toestemming (art. 9(2)(a) AVG). Ze worden vertrouwelijk behandeld en alleen ingezien door medewerkers voor wie dat noodzakelijk is. Om je glazen te laten maken, kunnen wij de benodigde recept- en parametergegevens doorgeven aan onze glasleverancier (artikel 6). Wij verstrekken je gezondheidsgegevens nooit voor commerciële doeleinden aan derden.

Neem je een papieren brilvoorschrift mee, bijvoorbeeld van een oogarts, optometrist of orthoptist, dan scannen wij dit in en bewaren wij de scan in je klantdossier in onze opticiensoftware. Het papieren voorschrift krijg je direct terug.

5. Cookies, websitestatistieken en advertentiemeting

Onze Website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Functionele en noodzakelijke cookies plaatsen wij altijd; voor analytische en marketingcookies vragen wij, waar wettelijk vereist, vooraf je toestemming via de cookiemelding. Wij gebruiken onder meer Google Analytics (via Site Kit) voor geaggregeerd inzicht en Google Ads-conversiemeting (via Google Tag Manager) om te meten of een advertentie leidt tot bijvoorbeeld een online afspraak. Op onze contactpagina staat een ingesloten kaart van Google Maps; bij het laden daarvan kan Google technische gegevens zoals je IP-adres ontvangen. Een volledig overzicht vind je in ons aparte Cookiebeleid.

6. Delen met anderen (verwerkers en ontvangers)

6.1 Wij verkopen je gegevens nooit en delen ze niet met derden voor hún doeleinden.

6.2 Verwerkers (partijen die uitsluitend in onze opdracht verwerken, op basis van een verwerkersovereenkomst):

• onze opticien-/praktijksoftware: Ocuco Netherlands BV, Solvayweg 8, 6049 CP Herten, KvK 12056955. Hierin leggen wij je contactgegevens en je oogmeetkundige gegevens vast. De gegevens worden opgeslagen in datacentra in Nederland (‘s-Hertogenbosch en Eindhoven) en dus binnen de Europese Unie;
• ons online afspraaksysteem: EyeFactory. Maak je via de Website een afspraak, dan worden de gegevens die je invult (zoals naam, telefoonnummer, e-mailadres en het soort afspraak) via dit systeem aan ons doorgegeven;
• onze ICT-, hosting- en e-maildienstverleners, waaronder de beveiligingsdienst van onze Website (Wordfence), die ter beveiliging technische gegevens zoals IP-adressen verwerkt;
• onze websitebeheerder.

6.3 Onze softwareleverancier schakelt bij de uitvoering sub-verwerkers in, uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte. Het gaat om partijen voor het doorgeven van glasgegevens aan glasleveranciers, voor bestellingen en declaraties, en voor de koppeling met onze boekhouding.

6.4 Ontvangers (partijen die de gegevens voor een eigen, met jou afgesproken doel ontvangen):

• glasleveranciers (zoals Nikon, Zeiss, Essilor, Hoya en BBGR) aan wie wij de benodigde recept- en parametergegevens digitaal doorgeven om je glazen te laten maken;
• je zorgverzekeraar en de daarvoor gebruikte declaratiepartijen, uitsluitend wanneer een vergoeding voor je bril of lenzen wordt aangevraagd of gedeclareerd;
• onze accountant en, indien wettelijk verplicht, bevoegde autoriteiten zoals de Belastingdienst.

6.5 Doorgifte buiten de EER: bij voorkeur verwerken wij binnen de EER. Voor websitestatistieken, advertentiemeting, kaarten en websitebeveiliging (Google, Wordfence) kunnen gegevens in de VS worden verwerkt, op basis van het EU-VS Data Privacy Framework en/of de modelcontractbepalingen (SCC’s). Ook bij eventuele doorgifte aan andere leveranciers buiten de EER zorgen wij voor passende waarborgen.

7. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

• Klant- en afspraakgegevens: gedurende de klantrelatie en daarna in beginsel tot 4 jaar na je laatste aankoop of contact (op verzoek langer).
• Zichtformulier (scan, inclusief een eventueel IBAN): net als klant- en afspraakgegevens, dus gedurende de klantrelatie en daarna in beginsel tot 4 jaar na je laatste aankoop of contact. Dit geldt ook als je het product niet koopt. Je IBAN gebruiken wij alleen om de borg terug te storten; de terugstorting zelf staat als betaling in onze administratie (zie factuur- en administratiegegevens).
• Recept-/zorggegevens (ook ingescande brilvoorschriften): zo lang als noodzakelijk voor goede (vervolg)zorg en niet langer dan toegestaan op grond van toepasselijke (zorg)bewaartermijnen.
• Factuur- en administratiegegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).

Daarna verwijderen of anonimiseren wij de gegevens. Vraag je ons om wissing, dan doen wij dat, tenzij wij wettelijk verplicht of gerechtigd zijn (een deel) te bewaren.

8. Hoe beveiligen wij je gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang: een beveiligde verbinding (SSL/TLS-encryptie), toegangsbeperking tot wie de gegevens nodig heeft, persoonlijke inloggegevens en tweestapsverificatie voor onze systemen, en afspraken met verwerkers over een passend beveiligingsniveau. Je klant- en oogmeetkundige gegevens worden opgeslagen in ISO 27001-gecertificeerde datacentra binnen de Europese Unie. Wij evalueren onze maatregelen regelmatig.

9. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar (altijd tegen direct marketing) en het intrekken van toestemming. Je kunt een verzoek indienen via info@vandergeestoptiek.com; wij reageren uiterlijk binnen één maand en kunnen je vragen je te identificeren. Heb je een klacht? Neem dan eerst contact met ons op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

10. Geautomatiseerde besluitvorming en automatische vertaling

Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking. Onze Website biedt een automatische (AI-)vertaalfunctie voor het gebruiksgemak; de Nederlandstalige Website is altijd leidend en de functie neemt geen besluiten over jou.

11. Websites van derden en online kijkshop

Onze Website kan links naar websites van derden bevatten, zoals sociale media en reviewplatforms. Wij zijn niet verantwoordelijk voor hun inhoud of gegevensverwerking; lees daarvoor hun privacybeleid.

Gebruik je onze online kijkshop of webwinkel, wanneer die beschikbaar is op een eigen website, dan geldt daarvoor de privacyverklaring op die website.

12. Wijzigingen en aankomende wetgeving

Wij kunnen dit beleid aanpassen; de actuele versie staat altijd op onze Website. Wij volgen de ontwikkelingen in de EU- en Nederlandse privacywetgeving, waaronder: de aangekondigde vereenvoudiging van de cookieregels (cookies in één handeling accepteren/weigeren en die keuze voor een vaste periode respecteren), de aangescherpte regels voor (telefonische) direct marketing, en de transparantieverplichtingen uit de Europese AI-verordening (AI Act). Zodra deze regels in werking treden, verwerken wij ze in dit beleid.

13. Contact

Voor vragen, verzoeken of klachten over dit Privacybeleid kun je contact opnemen met Van der Geest Optiek, Generaal Cronjéstraat 86, 2021 JL Haarlem, telefoonnummer 023 5254 131, e-mail info@vandergeestoptiek.com. Kamer van Koophandel 42112182, btw-identificatienummer NL005503219B78.